对政府采购管理机关进行审计,对规范政府采购行为,加强政府采购监督有积极促进作用。笔者认为,政府采购管理机关的审计主要包括以下四方面内容:
一、采购目录审计
政府的货物、工程、服务集中采购项目,实行目录管理制度。采购目录的合法性、合理性和准确性,直接关系到采购目录的实现。对政府采购实施审计,须以政府采购目录为切入点,一是审查各级部门是否依据权责制定了相应的政府采购目录,以及与采购相关的报价、决策、采购、验收、支付是否建立有完善的责任制度;二是审查采购目录及相关管理制度的制定是否经过充分论证,依据是否合理;三是审查各级部门所制定的目录和管理办法是否存在相互冲突或矛盾的地方,有无越权限自立“土政策”的问题;四是审查采购目录是否得到严格执行,纳入采购目录的项目是否都实行了集中采购、集中支付,有无化整为零、逃避集中采购控制的情况。
二、采购预算审计
采购预算是各级有关事业部门在编制分项预算时,一并编制采购明细预算,按照预算审批程序报批。其实质是将现行财务支出中的一部分专门用于工程、货物、服务的资金,按价值管理和实物管理相结合的办法,在总预算中单独编制,不再搞条块分割,而是以实物形式按照采购计划直接发放到各使用单位。财务部门也不再简单的按预算拨付经费,而是按审批的预算和签署采购合同的履约情况直接向供应商拨付货款。对政府采购预算,一是审查政府采购预算是否进行调查研究、充分论证、科学预测和可行性分析,有无程序不清、透明度低的问题;二是审查采购预算的编制是否本着勤俭、必需、经济、实用的原则,遵循规定的程序并办理必要的续,依据是否真实充分,有无弄虚作假问题;三是审查采购预算的报批、汇总、审核、调整和下达是否符合规定的程序,是否依照规定的权限范围经本级党委和上级有关部门批准,有无擅自越权审批现象;四是审查采购预算有没有按要求进行细化,资金的筹集是否合规合法,有无挤占、挪用其他专项资金;五是审查采购预算是否得到严格执行,预算的追加、追减是否按规定的审批程序办理,有无随意开口子、批条子,增加支出,突破预算的现象;六是审查预算节余是否用于规定用途。
三、采购计划审计
政府采购计划是根据年度经费预算安排,依照采购目录编制,经单位首长批准和有关部门审核批复交政府采购机构实施的依据。主要内容包括:政府采购的具体项目(包括集中采购项目和分散采购项目)、各采购项目的采购组织形式、采购资金构成、资金支付方法等。
政府采购要围绕着一定的目标和任务进行,而采购计划就是政府采购目标和任务的具体化。
因此,编制采购计划可以说是具体实施政府采购活动的起点,是政府采购工作中一项重要的基础工作,它涉及面广、政策性强,对于加强政府采购管理,规范政府采购行为,保证政府采购工作顺利进行具有重要的现实意义。对政府采购计划,一是审查采购计划的编制是否进行充分的考察论证和可行性分析,是否以批准的采购预算为根本依据,是否能够充分体现各单位的客观实际,做到积极稳妥、科学完整,有无盲目采购问题或超预算编制计划现象;二是审查采购项目的确立是否合理、科学,是否符合年度工作安排的要求,是否符合年度工作确定的保障重点;三是审查采购计划是否按照规定进行报送审批,下达是否及时;四是审查采购计划的变更是否依照程序进行,有无随意变更采购计划的情况和计划外私自采购的行为;五是审查采购计划执行是否按要求的项目、数量、质量和时间如期完成。
四、采购资金审计
政府货物、工程、服务采购资金支付和结算,遵循归口管理、分工负责、集中支付、监督制约的原则。采购资金的支付和结算工作由政府各级机关财务部门统一办理,实施财务全程监督。对政府采购资金,一是审查采购资金的申请和划拨是否根据批准的年度采购预算,按照规定的程序进行;二是审查采购资金的预付是否具备事业部门或采购机构出具的《政府采购资金结算(预付)通知书》等相关支付凭证;三是审查预付是否符合采购合同所约定的条件(工程采购还应审查是否符合招标文件的要求和工程进度);四是审查预付和结算是否由财务部门直接向供应商、劳务提供者或施工企业支付,有无事业部门或采购机构违规支付的情况;五是审查结算是否符合采购预算、备案合同和事业部门出具的《政府采购资金结算通知书》、购货原始凭证、验收单据、收费票据等相关文件(工程采购还应包括竣工验收报告、工程决算及工程监察机构出具的审查报告);六是审查结算是否符合采购预算、采购计划、采购合同的要求;七是审查结算时是否从中扣除了预付款,大项货物、设备和工程采购是否预留了质量保证金;八是审查质量保证金的结算是否在质量保证期满后进行,有无提前结算的情况。